飲食店経営者の皆さんは、業務効率化のためにどのようなデジタルツールを使用していますか？
私は、Googleツールを中心に日々業務効率化に取り組んでいます。
こんにちは。
武野 慎一郎です。
今回はなぜGoogleツールをおすすめするのかの理由と、今すぐ使ってほしい7つのGoogleツールをご紹介します。
無数のデジタルツールが存在する中でGoogleツールをおすすめするのには多くの理由があるので、業務効率化のためのデジタルツール選びに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
飲食店は無料のGoogleツールで業務を効率化すべき
業務効率化のためのデジタルツールとしてGoogleツールを強くおすすめする最大の理由は、「無料で使い始められるから」です。
ご存知の方も多いように、GoogleはGmailやドキュメント、カレンダーなど無料のデジタルツールを幅広く提供しています。
これらのGoogleツールは一般的に、ビジネスでの利用を想定していません。
しかし、Googleが提供するビジネス向けデジタルツールのGoogle Workspaceを利用すれば、使い慣れたGoogleツールにビジネス向けの機能が搭載されるようになります。
私は現在、このGoogle Workspaceの有料プランを使用していますが、初めは無料で使える「Google Workspace Essentials Starter」を使用していました。
無料でも業務効率化に貢献できるので、ぜひ活用してみてください。
飲食店の業務効率化で今すぐ使ってほしい7つのGoogleツール
それでは、業務効率化のために今すぐ使ってほしい7つのGoogleツールをご紹介します。
1. Google Workspace
Google Workspaceは、無料で提供されている各種Googleツールを、ビジネス向けに提供しています。
前述のようにGoogle Workspace Essentials Starterなら無料で使い始められ、15GBの保存容量と次のGoogleツールが使用できます。
- Googleドライブ
- Googleカレンダー
- Googleドキュメント
- Googleスプレッドシート
- Googleフォーム
ただし、Google Workspace Essentials Starterは独自ドメインによる登録を前提にしており、Gmailが利用できません。
その点だけ注意すれば、無料とは思えないほど素晴らしいデジタルツールです。
2. Gmail
Gmailは無料で使えるGoogleのメールシステムです。
飲食店経営者の中にも、すでにGmailを使用している方は多いでしょう。
Gmailを利用すれば簡単にメールアドレスを取得でき、スタッフとのやり取りなどに利用できます。
ただし、お客さまとのやり取り用にメールアドレスを作る場合は、独自ドメインで作成した方が信頼性が高くなります。
3. Googleカレンダー
Googleカレンダーは無料で使えるGoogleのカレンダーシステムです。
Googleのタスク管理機能と連携しているので、登録したタスクをカレンダー上で確認できるようになります。
また、Google Workspaceの上位プランを契約すると、「予約スケジュール」という機能が使用できます。
これはWeb上で公開できる予約管理機能であり、飲食店の予約システムとしても活用できます。
4. Googleドライブ
Googleドライブは無料で使えるGoogleのストレージサービスです。
無料版でも15GBの保存容量が使えるので、飲食店で作成した資料を保存する程度なら容量を使い切るケースはほぼありません。
一方で、SNS掲載用の写真を大量に保存したい、Photoshop等で作成したデータを保存したいという場合は保存容量が足りなくなる可能性があります。
その際はストレージの保存容量が2TBに増加する上位プランの契約がおすすめです。
5. Googleドキュメント
Googleドキュメントは無料で使えるGoogleの文書作成ツールです。
作成したファイルはGoogleドライブに保存され、オンラインでいつでも閲覧・編集・共有できます。
飲食店で使用する簡易資料のほとんどはGoogleドキュメントで作成しています。
写真の貼り付けも自由にできるので、接客マニュアルの作成にも便利です。
6. Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは無料で使えるGoogleの表計算ツールです。
作成したファイルはGoogleドライブに保存され、オンラインでいつでも閲覧・編集・共有できます。
日々の売上集計から在庫管理まで、幅広い業務で活用できるのが大きなメリットです。
Googleフォームと連携すればお客さまアンケート、スタッフのシフト調整、売上管理や在庫管理などにも活用できます。
また、Googleスプレッドシートで管理しているデータは、Googleデータポータルを使って分析可能です。
売上分析や顧客分析もできるので、Googleツール各種の中でも重宝しています。
7. Googleフォーム
Googleフォームは無料で使えるGoogleのフォーム作成ツールです。
さまざまな形のフォームを作れるため、お客さまアンケートだけでなくシフト調整や売上管理など、幅広く活用できるという特徴があります。
フォームから送信された情報は自動的にGoogleスプレッドシートに反映されるため、あらゆる業務を自動化できます。
複数店舗を経営している場合は、各店舗の売上集計用フォームを作成すれば、毎日自動的に売上情報が送信される仕組みを作れます。
飲食店に心からGoogleツールをおすすめする理由
改めて、私が飲食店に心からGoogleツールをおすすめする理由をご紹介します。
基本無料で使える
Googleツールを長く使っていると、私のように「有料プランならもっと業務効率化が促進しそう」と考え、有料プランを契約する方は多くいらっしゃると思います。
実際のところ、無料プランに比べるとやはり機能が豊富で、痒いところに手が届くようになります。
ただし、Googleツールはほとんどが基本無料で使えて、しかも無料プランでも大いに業務効率化を促進できるのが特徴です。
他のデジタルツールが提供する無料プランでは、なかなかここまで出来ないという機能ばかりなので、Googleツールはやはりお得なデジタルツールです。
ツール同士の連携が素晴らしい
Googleツールのようにさまざまなアプリを一括提供しているデジタルツールを、「コラボレーションツール」と呼びます。
Googleの他にもさまざまなコラボレーションツールが存在しますが、ツール同士の連携が素晴らしく、かつ無料で使い倒せるのはGoogleツールだけだと思います。
また、無料のデジタルツールとして知名度が高く、スタッフとファイル等を共有する際も使い方に困らないというのも、Googleツールをおすすめする理由の1つです。
Googleだからセキュリティ性が高い
デジタルツールを導入するにあたって、注意すべきはそのセキュリティ性です。
セキュリティ性の低いデジタルツールを導入すると、情報漏えいなどのリスクがあるため、個人的にセキュリティ対策を強化しなければいけません。
一方で、Googleツールは世界最高水準のセキュリティ対策が施されたシステム上で運用されているので、「Googleツールを導入している」というだけで安心できます。
もちろん、使用されているPCにウイルス対策ソフトを導入するなど基本的なセキュリティ対策は必要です。
業務効率化でGoogleツールを使う注意点
飲食店の業務効率化でGoogleツールを使う際は、「公開設定」に注意してください。
たとえば、Googleツールにはメーリングリストを作成し、情報共有が行える「Googleグループ」というデジタルツールがあります。
過去にはこのGoogleグループの設定が不適切だったために、機密情報を含むメッセージが一般公開されてしまった事例が発生しているのです（ZDNet Japanより）。
Googleツールに限った話ではありませんが、デジタルツールを導入する際は設定ミスによる情報漏えいリスクに十分注意しましょう。
飲食店はGoogleツールを使いこなして業務効率化をアップさせましょう
Googleツール以外にも素晴らしいデジタルツールは存在しますが、無料でここまでできるデジタルツールは他にありません。
飲食店が業務効率化を行う際は、Googleツールを中心として、その他必要なデジタルツールを導入してGoogleツールを捕捉していくというやり方をおすすめします。
